Rekrytointi

Mitä on rekrytointi?

Rekrytointi on prosessi, jossa yritys tai organisaatio etsii ja palkkaa työntekijän avointa työpaikkaa tai työtehtävää varten. Rekrytointi suoritetaan rekrytointiprosessilla, johon kuuluu esimerkiksi työpaikkailmoituksen toteuttaminen, rekrymarkkinointi, työhakemusten läpikäynti, hakijoiden haastattelu ja karsiminen. Rekrytointiprosessi päättyy uuden työntekijän palkkaamiseen.

Rekrytointi on tärkeä osa yrityksen henkilöstöstrategiaa ja se vaikuttaa suoraan yrityksen tulevaan menestykseen ja tuottavuuteen. Menestyvän organisaation perusta onkin sen työntekijöissä. Onnistunut rekrytointi on sijoitus yrityksen tulevaisuuteen.

Mikäli olet yrityspäättäjä ja etsit yrityksellesi rekrytointipalveluita, tutustu tästä Wellpackin tarjoamiin palveluihin.

Rekrytointiprosessi

Rekrytointiprosessi on moniosainen kokonaisuus, jonka prosessit vaihtelevat eri organisaatioissa riippuen yrityksen koosta, resursseista, toimialasta ja haettavan henkilön roolista. Organisaatio hoitaa yleensä rekrytoinnit itse, mikäli yrityksen sisältä löytyy rekrytoinnin suorittamiseen vaatimat resurssit ja osaaminen. Rekrytoinnin voi myös ulkoistaa sen osaavalle suorarekrytointi- tai henkilöstöpalvelualan yritykselle. Rekrytoinnin apuna voidaan hyödyntää erilaisia rekrytointijärjestelmiä, jotka nopeauttavat ja helpottavat rekrytointiprosessien läpiviemistä. Rekrytointiprosessissa voidaan hyödyntää myös rekrymarkkinointia sopivien henkilöiden löytämiseen.

Virherekrytointi

Virherekrytointi on tilanne, jossa rekrytointiprosessi syystä tai toisesta epäonnistuu. Virherekrytoinnissa työsuhde päättyy ennenaikaisesti joko yrityksen tai työntekijän päätöksen johdosta. Virherekrytoinnin syitä voivat olla esimerkiksi väärin profiloitu kartoitus, puutteellinen rekrytointiprosessi tai huonot haastattelutekniikat. Virherekrytointi voi koitua yritykselle hyvin kalliiksi.

Virherekrytoinnin määritelmä kattaa muun muassa seuraavat tilanteet:

• Rekrytointiprosessin päätteeksi ei palkata ketään
• Palkattu henkilö ei vastaa odotuksia ja hänet irtisanotaan koeajalla
• Tehtävä ei vastaa työntekijän odotuksia ja hän irtisanoutuu koeajalla
• Palkattu henkilö ei suoriudu tehtävästään ja hänet irtisanotaan vuoden sisällä
• Johtotehtäviin rekrytoidaan henkilö, joka myrkyttää toiminnallaan yrityksen ilmapiiriä

Rekrytointijärjestelmät

Rekrytointijärjestelmät (ATS eli Applicant Tracking Software) ovat ohjelmistoja, jotka auttavat yrityksiä ja organisaatioita hallitsemaan rekrytointiprosesseja. Rekrytointijärjestelmät auttavat avointen työpaikkojen julkaisemista ja koordinoimista valituissa julkaisukanavissa. Rekrytointijärjestelmien keskeisimpiä toimintoja ovat mm. ilmoitusten hallinta ja julkaisu, hakemusten jättäminen ja vastaanottaminen sekä hakemusten käsittely, lajittelu ja raportointi.

Monesti rekrytointijärjestelmät sekoitetaan yhteen HR-järjestelmien kanssa, sillä järjestelmät tarjoavat samankaltaisia toimintoja ja ominaisuuksia. Rekrytointijärjestelmiä käytetään pääsääntöisesti rekrytointiin kuin taas HR-järjestelmiä henkilöstöhallintoon ja palkkahallintoon liittyvien tehtävien hoitamiseen.

Rekrytointijärjestelmät helpottavat rekrytointiprosessien läpiviemistä ja auttavat yrityksiä löytämään sopivat henkilöt tehtäviinsä nopeammin. Modernit rekrytointijärjestelmät myös tehostavat ja helpottavat rekrytointikonsulttien työtehtäviä, sekä parantavat työnhakijan hakijakokemusta.

Rekrytointijärjestelmän toiminta pähkinänkuoressa

Työnhakija jättää työhakemuksensa rekrytointijärjestelmään organisaation avoimen työpaikan hakemuslomakkeen kautta, jolloin hakijasta muodostuu profiili CV-pankkiin. Järjestelmän avulla rekrytointikonsultti voi viestiä prosessin etenemisestä sähköpostitse tai tekstiviestein. Kun uusi työntekijä on valittu, järjestelmää voi käyttää työsopimusten luomiseen, perehdyttämisaikataulun suunnitteluun ja seuraamiseen.

Onnistuneen rekrytointiprosessin vaiheet

Osaajaprofiilin määrittely

Rekrytointiprosessi alkaa aina organisaation henkilöstötarpeen kartoituksesta. Onnistunut rekrytointi vaatii huolellista osaajaprofiilin määrittelyä, eli profilointia. Ilman profilointia työntekijän etsiminen työtehtävään kuluttaa yrityksen resursseja sekä työnantajan ja työnhakijan aikaa. Kun osaajaprofiili määritellään oikein, helpottuu työpaikkailmoitusten kirjoittaminen, minkä avulla voidaan tavoittaa oikeat ihannehakijat. Profiloinnin määrittäminen helpottaa myös perusteltujen rekrytointipäätösten tekemistä.

Profiloinnissa on kyse tehtävään sopivan osaajaprofiilin määrittelystä. Profiloinnin ytimessä on se, ketä tehtävään etsitään, mitkä taidot tai ominaisuudet ovat työtehtävään tarpeellisia ja millaisella taustalla, koulutuksella tai työkokemuksella työtehtävässä pärjää. Myös yrityksen oma organisaatiokulttuuri on hyvä pitää mielessä profiloinnin yhteydessä. On tärkeää että etsittävä hakija soveltuu työskentelemään kyseisessä työyhteisössä.

Oikeiden rekrytointikanvien määrittäminen

Profiloinnin jälkeen tiedetään, millaista henkilöä lähdetään etsimään. Tämä vaikuttaa rekrytointikanavan valintaan. Löytyykö oikea tekijä somesta? Miltä some-alustoilta? Vai toimisiko paremmin perinteinen työpaikkailmoittelu vai kenties headhunting Linkedinissä?

Oikean rekrytointikanavan valinnalla voi olla merkittävä vaikutus rekrytointiprosessin kestoon. Kanavan valinnan lisäksi pitää puhu hakijan kieltä ja viestiä sen mukaisesti valitsemallaan rekrytointikanavalla.

Rekrytointiprosessin koordinoiminen

Rekrytointiprosessi on monioisainen kokonaisuus. Prosessin aikana onkin suositeltavaa määrittää rekrytoinnin vastuuhenkilöt, jotta aikataulussa pysytään. Pitkittynyt rekrytointiprosessi aiheuttaa lisäkuluja. Vastuuhenkilöiden määrittäminen pitää pakan kasassa ja ennaltaehkäisee sekaannuksia.

Avoin hakijaviestintä

Onnistunut rekrytointiprosessi on avointa jossa kaikilla osallisilla on jatkuva mukana olemisen tunne. Hakijoita on hyvä pitää kartalla jokaisessa rekrytointiprosessin vaiheessa. Vajavainen yhteydenpito voi johtaa hakijan kiinostuksen lopahtamiseen tai toisen työpaikan etsimiseen. Sanotaan, että viestinnän määrä ei ole koskaan liioiteltua. Vaikka hakija ei tule valituksi, on oikeudenmukaista ilmoittaa asiasta hänelle. Osaava rekrytoija jättää jokaiselle hakijalle prosessista ja samalla työnantajasta hyvän kuvan.

Rekrytointi nykypäivänä

Siinä missä teknologian vallankumous on muuttanut työelämää 2000-luvulla, on myös rekrytointi murroksessa. Rekrytoinneissa käytetään apuna yhä enemmän sosiaalisen median kanavia, erilaisia verkkopalveluita, ja tekoälyn mahdollistamia ratkaisuja. Henkilöstöpalvelualan yrityksiltä löytyy omat sosiaalisen median kanavat, joita hyödyntäen pystytään luomaan mahdollisimman orgaaninen kuin maksettu kohdeyleisö. Sosiaalista mediaa hyödyntävät myös muutkin yritykset, sillä se mahdollistaa suoran kanavan tavoittaa mahdolliset tulevat työntekijät. 

Aluksi työnhakijat vieroksuivat sosiaalista mediaa työnhaun välineenä, koska sitä pidettiin vielä henkilökohtaisena viestintäkanavana. Työntekijät verkostoituvat nykyään sosiaalisissa mediossa mm. Linkedinissä ja Facebookissa toisiinsa sekä potentiaalisiin työnantajiinsa. On yhä yleisempää että työntekijä ja työnantaja löytävät toisensa ilman perinteistä rekrytointiprosessia. 

Usein kysytyt kysymykset