Rekrytointiprosessi – näin onnistut rekrytoinnissa

Mistä on onnistunut rekrytointiprosessi tehty? Wellpackin toimihenkilöiltä löytyy vuosikymmenten kokemus rekrytoinneista. Nostimme pöydälle keskeisimpiä pointteja kohti onnistunutta rekrytointia kulkiessa.

Rekrytointiprosessi on yritykselle merkittävä investointi. Koska prosessin pituutta ja sujuvuutta on vaikeaa etukäteen ennustaa, sen tarkkaa kustannustakaan on hankalaa etukäteen täysin tietää. Rekrytointiprosessin voi joko hoitaa itse tai vaihtoehtoisesti kokonaan tai osittain ulkoistaa rekrytointipalveluita tarjoavalle yritykselle.

Onnistuneet rekrytoinnit ovat yritykselle avain kasvuun. Rekrytoinnin voi nähdä omanlaisenaan taiteen lajinaan. Kun instrumenttina on ihmiset, muuttujia on valtavasti. Rekrytointiprosessi pitää sisällään useita onnistumisen ja epäonnistumisen mahdollisuuksia. Yleisimmät virheet liittyvät heikkoon organisointiin tai huolimattomuuteen kaiken kiireen keskellä. Onnistuminen vaatii kuitenkin määrätietoista etenemistä prosessin aikana. Listasimme vinkkejä rekrytointiprosessin varrelle, joiden avulla voi ehkäistä yleisimpiä vaaratekijöitä.

5 vinkkiä onnistuneeseen rekrytointiprosessiin

Seuraavassa viidessä kohdassa esittelemme vinkkejä, joilla voit tehostaa ja parantaa rekrytointiprosessiasi.

Profiloi huolella

Profilointi alkaa usein jo ennen varsinaisen rekrytointipäätöksen tekemistä. Kun huomataan jokin puute osaamisessa tai kaikkea työmäärää ei ehditä toteuttamaan, alkaa muodostua profiili uuden työntekijän roolista. Profiloinnissa kartoitetaan ne ominaisuudet ja taidot, joita etsittävältä henkilöltä odotetaan. 

Toinen tärkeä asia profiloinnissa on rekrytoitavan henkilön työtehtävien määrittäminen. On järkevää nostaa katse tulevaan ja pohtia jo valmiiksi millainen rooli palkattavalla henkilöllä on yrityksessä puolen vuoden tai vuoden päästä. 

Profilointiin kannattaa todella panostaa. Puolitiehen jäänyt profilointi voi aiheuttaa ylimääräisiä haastatteluja, haasteita oikean kandidaatin valinnassa tai jopa virherekrytointeja. Hyvän profiloinnin ansiosta rekrymarkkinoinnistakin saa tehokkaampaa kohdentamalla sitä oikealle yleisölle.

Profilointiin voi olla järkevää ottaa mukaan henkilöitä tiimistä, jossa tuleva työntekijä tulee työskentelemään. Heillä on usein hyvä kuva kyseisen tehtävän tarpeista. 

Pidä viestintä avoimena

Onnistuneessa rekrytointiprosessissa eri osapuolilla on selkeä kuva siitä missä vaiheessa edetään. Sisäinen viestintä selkeyttää prosessia sekä ohjaa kohti onnistunutta rekrytointipäätöstä. 

Hakijoiden viestintään rekrytointiprosessin aikana kannattaa panostaa, jotta heidän kiinnostus työpaikkaa kohtaan ei pääse lopahtamaan. Pitkät odotusajat ovat turhauttavia, etenkin jos ei saa mitään väliaikatietoa prosessin etenemisestä. Viestintä rekrytointiprosesseissa koetaan valitettavan usein hakijoiden puolelta liian vähäiseksi. Duunitorin tuottaman työnhakijatutkimuksen mukaan joka kolmas työnhakija kokee turhautumista rekrytointiprosessiin liittyvän viestinnän suhteen. 

Hyvän käytännön mukaisesti karsiutuineille hakijoille on tärkeää ilmoittaa haun päättymisestä, etteivät he jää turhaan odottamaan. Avoin viestintä tekee hakijakokemuksesta miellyttävän, jolloin hyvä sana yrityksestäsi leviää hakijoiden keskuudessa. 

Hakijakokemus kuntoon

Hakijaprosessi on sujuva osa onnistunutta rekrytointiprosessia. Rekrytointiprosessia suunnitellessa kannattaa panostaa mahdollisen rekrytointijärjestelmän valintaan. Maratonilomakkeet, joissa vaaditaan hakijaa täyttämään hurja määrä tietoja omasta historiastaan, ovat aikansa nähneet eivätkä enää houkuta parhaita työnhakijoita. 

Tee työpaikastasi helposti tavoitettava hakijoiden kannalta, jolloin todennäköisyydet löytää oikea työntekijä paranee.

H-hetki, eli haastattelu

Työhaastattelussa käydään hakijan osittain jo CV:ssä esittelemä sisältö yksityiskohtaisemmin läpi erilaisten haastattelukysymysten avulla. Haastattelun päämääränä on saada yksityiskohtaisempi kuvaus hakijasta ja useimmin palkkauspäätös tehdään haastattelujen perusteella. 

Työhaastattelun laatua heikentäviä yleisimpiä virheitä on epähuomiossa esitetyt johdattelevat kysymykset, joihin haastateltavan on helppo vastata myönteisesti. Haastattelu saatetaan myös joskus avata puheella, jossa avataan avoin työtehtävä esimerkein sekä kerrotaan millaista henkilöä tehtävään haetaan. Tällöin näppärän haastateltavan on helppo mukauttaa vastauksensa sopimaan esitettyihin kriteereihin. 

Parempi lähestymistapa on ensin haastatella hakijaa ja keskittyä häneen. Esitä tiukkoja kysymyksiä haastateltavalle vastattavaksi. Tällöin johtopäätösten tekeminen haastateltavan sopivuudesta tehtävään on tehokkaampaa.

Älä aikaile valinnassa – hyvä työntekijä ei odota

Sopivan henkilön löydyttyä ei kannata turhaan aikailla valinnan kanssa. Parhaimmat työnhakijat tuppaavat aina saamaan ennen pitkää töitä. Jos ei sinun yrityksestäsi niin jostain muualta. 

Liika kriittisyys on ilmiö työnantajien keskuudessa, jossa hakijalta odotetaan valmiiksi ensiluokkaisia taitoja haettavaan rooliin. Tämä karsii joukosta potentiaalisia tulevaisuuden staroja, jotka ovat kehityskelpoisia sisäistämään uuden roolinsa nopeastikin. Ota siis pelisilmää mukaan hakijoiden arviointiin.

Wellpackin rekrytointiprosessin vaiheet

Wellpackin rekrytointiprosessi palvelee työnhakijoita sekä asiakkaitamme mahdollisimman tehokkaasti ottaen huomioon hyvän hakijakokemuksen sekä tarkkuuden rekrytointien onnistumisessa. Vuosittain kauttamme työllistyy yli 400 työntekijää, joista monelle avautuu kauttamme pitkäaikainen työura. Rekrytointiprosessimme on vuosien saatossa kokenut mullistuksia jatkuvan digitaalisen kehityksen ansiosta.

Rekrytointiprosessimme vaiheet ovat kutakuinkin seuraavanlaiset:

Asiakkaan tarpeiden kartoitus

Meidän tehtävämme on taata asiakasyritystemme menestyminen henkilöstön avulla. Jotta varmistamme asiakkaamme käyttöön tarvittavat henkilöstöresurssit, on meidän tunnettava asiakkaan toimintaympäristö hyvin. 

Kartoituskäynti asiakkaan toiminnan ytimessä takaa meidän henkilöstöllemme hyvän näkemyksen siitä, millaiseen ympäristöön lähdetään työntekijöitä hakemaan. Näin pystymme myös välittämään työnhakijoille työpaikasta realistisen kuvan ja tekemään houkuttelevat työpaikkailmoitukset oikealle kohderyhmälle.

Profilointi asiakkaan kanssa

Kokoamme haettavasta henkilöstä profiilin yhdessä asiakkaamme kanssa, jota käsittelemme rekrytointi- ja markkinointitiimimme kesken. Profiili määrittää pitkälti millainen työpaikkailmoituksesta tulee ja millaisilla rekrymarkkinoinnin keinoilla oikeaa henkilöä lähdetään etsimään. 

Työpaikkailmoituksen luonti ja rekrytointimarkkinointi

Profiloinnissa tunnistettiin millaista henkilöä rekrytoinnissa haetaan. Käytämme moderneja rekrytointimarkkinoinnin keinoja potentiaalisten työnhakijoiden tavoittamisessa. Työpaikkailmoitus leviää järjestelmämme kauttamme verkossa monelle eri kanavalle.

Perinteisten työnhakusivustojen lisäksi markkinointitiimimme tekee aktiivista rekrymarkkinointia. Kohdistamme profiloinnin pohjalta markkinoinnin juuri oikealle kohderyhmälle sosiaalisessa mediassa, jolloin laadukkaiden hakemuksien määrä on korkea. Sosiaalisessa mediassa tavoitamme työpaikkamainoksilla sadat tuhannet ihmiset kuukausittain.

Työpaikkamainokset teemme joko anonyymeina tai asiakkaidemme brändillä varusteltuna. Tällöin asiakasyrityksemme saa myös hyvää näkyvyyttä oikean kohderyhmän keskuudessa. 

Osaajien löytäminen

Lähtökohtaisesti etsimme jokaiseen uuteen avoimeen työpaikkaan hakijoita juuri kyseisten vaatimusten mukaan. Rekrytointimarkkinoinnin keinoin tavoitamme valtavasti työnhakijoita, jotka jättävät hakemuksen järjestelmäämme.

Käytämme etsinnässä apuna suosituimpien rekrytointikanavien ja rekrytointimarkkinoinnin lisäksi myös kattavaa työntekijäpankkiamme. Joskus täydellinen tekijä voi löytyä toisesta hausta ja ihanteellinen osuma löytyykin kuin varkain.

Käymme jokaisen hakemuksen tarkkaan läpi ja valitsemme joukosta parhaat haastatteluvaiheeseen. Rekrytointikonsulttimme varmistavat strukturoidun haastattelun avulla työnhakijoiden pätevyyden valittavaan tehtävään. Samalla tarkistamme hakijan taustat ja teemme turvallisuusselvityksen. Lopulta esittelemme mielestämme parhaat hakijat asiakkaallemme.

Rekrytointiprosessi – kannattaako ulkoistaa?

Teollisuuden sekä logistiikan aloilla rekrytointien ulkoistaminen on Suomessa ollut alati kasvava trendi jo pitkän aikaa, joka on kiihtynyt viime vuosina palveluntarjonnan parantuessa. Monissa yrityksissä ydinliiketoiminnan pyörittäminen vie kaikki resurssit, minkä seurauksena HR-toiminnot, erityisesti rekrytointi, on ulkoistettu. 

Rekrytointiprosessiin ryhtyminen on suuri investointi, niin ajallisesti kuin rahallisestikin. Tässä apuun astuu ulkoiset rekrytointipalvelut, joista organisaatiot saavat kattavia henkilöstöratkaisuja omien tarpeidensa mukaan. Rekrytoinnin ulkoistamisessa on monia etuja.

Rekrytoinnin ulkoistamisen hyödyt korostuvat kun tutkaillaan yrityksen resurssienkäyttöä. Onnistunut rekrytointiprosessi on aikaa vievää, eikä onnistumista ole koskaan taattu. Tämän vuoksi rekrytoinnin ulkoistaminen on myös riskien minimoimista. Wellpack ei laskuta pelkästä rekrytointitoimeksiannosta mitään – vasta yrityksen tehdessä palkkauspäätöksen rekrytointipalkkio aktivoituu.